ドキュメント運用サイクル — 作成・レビュー・更新
ドキュメント運用サイクル — 作成・レビュー・更新
チームでドキュメントを継続的にメンテナンスするための、作成からレビュー・更新までの運用サイクルです。
運用サイクルの全体像
作成 → レビュー → 公開 → ウォッチ/検証 → 定期更新 → （廃止）
| フェーズ |
主な活動 |
関連ナレッジ |
| 作成 |
テンプレート適用・階層配置 |
No.4.1, 4.8, 4.10 |
| レビュー |
コメント・Resolve |
No.6.1, 6.2 |
| 公開 |
Space 内共有・公開リンク |
No.6.6, 7.1 |
| 鮮度管理 |
ウォッチ・検証・ラベル |
No.6.4, 4.9, 7.4 |
| 更新 |
共同編集・履歴復元 |
No.4.2, 4.6 |
| 廃止 |
ゴミ箱・Obsolete ステータス |
No.4.7, 4.9 |
作成フェーズ
- Space と階層 を決める（No.5.6）
- テンプレート（EE）または親ページの子として新規作成
- ラベル（
draft、review-needed 等）でステータスを明示
- 完成したらレビュアーに共有（メンション or リンク）
レビューフェーズ
- レビュアーが インラインコメント で指摘（No.6.1）
- 作成者が修正して Reply
- 指摘が解消されたら Resolve（EE: No.6.2）
- 全スレッド解決後、公開または検証申請
小規模チームではコメントなしで直接編集・ウォッチ通知でレビューする運用もあります。
公開・共有フェーズ
- Space 内: Open Space なら WS メンバーが閲覧可能
- 社外・限定共有: 公開リンク（No.7.1）や EE ページ権限（No.6.6）
- 承認必須文書: QMS ワークフローで Approved 後にロック（No.4.9）
鮮度管理フェーズ
| 手段 |
用途 |
| ページウォッチ |
更新をチームで追跡 |
| 定期検証（Recurring） |
30 日ごとなど再確認（EE） |
ラベル deprecated |
旧版ドキュメントの明示 |
| 最終更新日・履歴 |
いつ誰が更新したかの確認 |
更新・廃止フェーズ
- 内容変更は リアルタイム共同編集 またはドラフト → レビューの繰り返し
- 大きな巻き戻しは ページ履歴 から復元（No.4.6）
- 不要になったページはゴミ箱へ（No.4.7 / 5.5）
- QMS 文書は Obsolete ステータスで廃止を記録（No.4.9）
役割別の責任
| 役割 |
運用上の役割 |
| Writer |
ドラフト作成・更新 |
| Reader |
フィードバック（コメント） |
| Space Admin |
構成・メンバー・テンプレート管理 |
| Verifier / Approver |
検証・承認（EE） |
関連ナレッジ
- コメント: 「コメントの書き方とメンション」（No.6.1）
- コメント解決: 「コメント解決とレビューの進め方」（No.6.2）
- ページ検証: 「ページ検証・承認ワークフロー」（No.4.9）
- ページ設計: 「ページの設計と書き方」（No.4.10）
- Space 設計: 「Space 設計のベストプラクティス」（No.5.6）